Subsidieregeling van de gemeente Eindhoven
Inhoud
Vooraf in het kort
1. Periodieke subsidies
1.1. Wat zijn periodieke subsidies?
1.2. Voorwaarden
1.3. Hoogte van de subsidie
1.4. Aanvraagprocedure
1.5. Tijdig inleveren van de aanvraagformulieren
1.6. Gebruik van de standaard formulieren
1.7. Beschikking van de gemeente
2. Eenmalige subsidies uit het Reservefonds
2.1. Definitie
2.2. Meest voorkomende activiteiten die voor ‘eenmalige subsidies’ in aanmerking komen
2.3. Wijze van aanvragen
2.4. Hoogte van de ‘eenmalige subsidie’
2.5. Antwoord van de gemeente
2.6. Afrekening en verantwoording
3. Financiële administratie
4. Tarieven van dirigent en begeleider
Vooraf in het kort
De gemeente Eindhoven verstrekt subsidies aan de koren die bij de EKF zijn aangesloten. Het gaat hierbij om periodieke subsidies (structureel) en eenmalige subsidies.
De periodieke subsidies vallen onder paragraaf 3.1.1 (Stimulering Amateurkunst) van de Subsidieverordening gemeente Eindhoven 2002.
De procedure om hiervoor in aanmerking te komen is als volgt:
In het voorjaar van enig jaar dient een koor een subsidieaanvrage in voor het erop volgende jaar. In die subsidieaanvrage worden allerlei gegevens verstrekt over de financiën, de leden, de dirigent en de concerten die zijn gegeven in het eraan voorafgaande jaar. Op basis van die gegevens over het voorafgaande jaar stelt de gemeente de definitieve subsidie over dat jaar vast. Gewoonlijk is de definitieve subsidie gelijk aan het bedrag dat in de loop van het voorafgaande jaar al aan het koor is uitbetaald.
De in de subsidieaanvrage verstrekte gegevens over het voorafgaande jaar worden ook gebruikt bij het bepalen van de voorlopige subsidie over het komende jaar. Elk koor krijgt op basis hiervan punten (zie nadere uitleg bij 1.1.3.):
2 als algemene basis en nog 2 als het meer dan 70 leden heeft. Diploma’s van de dirigent kunnen maximaal 4 extra punten opleveren. Vervolgens stelt de gemeente vast wat de subsidie per punt zal zijn. Bepalend daarbij is de hoeveelheid geld die in de gemeentelijke begroting voor subsidies voor amateurkunst beschikbaar is.
De eenmalige subsidies uit het reservefonds vallen onder paragraaf 3.1.4 (Reserve Amateurkunst) van de Subsidieverordening gemeente Eindhoven 2002:
De mogelijkheid bestaat om incidentele subsidie te krijgen voor bijzondere activiteiten welke plaatsvinden in de gemeente Eindhoven op het gebied van de amateurkunst. Het EKF bestuur kan desgewenst meer informatie geven of behulpzaam zijn bij het opstellen van een subsidieaanvraag.
Voor de volledigheid: de gehele subsidieregeling vindt u op www.eindhoven.nl
____________________________________________________________________________________
1. Periodieke subsidies
1.1. Wat zijn periodieke subsidies?
Periodieke subsidies zijn genormeerde subsidies voor kosten die jaarlijks terugkeren. In het algemeen zijn dat kosten als honorarium dirigent, huur repetitielokaal, kosten voor ‘normale’ concerten, bestuurskosten, contributies, abonnementskosten etc.
1.2. Voorwaarden
Om in aanmerking te komen voor periodieke subsidie, moet het koor aan een aantal voorwaarden voldoen.
Het koor:
- moet een in Eindhoven gevestigde vereniging zijn met minstens 10 leden
- dient lid te zijn van een landelijke bond én van de EKF; het moet ingeschreven staan in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel in Eindhoven
- moet minstens 2 jaar een officiële status hebben (in een notariële acte vastgelegde statuten) en dient in die twee jaar activiteiten te hebben verricht, die voldoen aan de eisen die gelden voor koren die al onder de subsidieregeling vallen
- moet jaarlijks minstens 30 repetities in Eindhoven houden
- moet jaarlijks minstens 1 openbare uitvoering geven die voor publiek toegankelijk is. Het repertoire dat op deze concerten wordt uitgevoerd, moet minstens 50% nieuw zijn (niet uitgevoerd in de afgelopen 3 jaar)
- moet minstens 50% van de actieve leden in Eindhoven woonachtig hebben.
In bijzondere gevallen kunnen B. en W. ontheffing verlenen van een van de eisen. Deze ontheffing geldt in principe voor één jaar.
Koren met voornamelijk kerkelijke of levensbeschouwelijke activiteiten komen niet voor subsidie in aanmerking.
1.3. Hoogte van de subsidie
De subsidie is gebaseerd op een ‘puntensysteem’ en wordt toegekend in de vorm van een budget, d.w.z. in principe geen herberekening achteraf.
Ieder koor krijgt een basissubsidie die overeenkomt met twee scorepunten. Bij het huidige gemeentebeleid komt 1 scorepunt overeen met een subsidiebedrag van ca. € 600,-.
De hoogte van de subsidie hangt verder af van toeslagen voor de grootte van het koor en voor de kwalificatie van de dirigent. Want heeft een koor meer dan 70 actieve leden, dan krijgt het daarvoor een groottetoeslag van 2 scorepunten.
Afhankelijk van de kwalificatie van de dirigent krijgt het koor een niveautoeslag.
Niveau 1 geldt, als de dirigent niet in het bezit is van een voor niveau 2 of hoger vereist diploma. Niveau 1 geeft recht op 0 scorepunten.
Niveau 2 geldt, als een dirigent in het bezit is van een einddiploma Schoolmuziek of Algemene Muzikale Vorming van een van rijkswege erkend conservatorium, dan wel een vergelijkbaar diploma, zoals het SNK-diploma ‘Koordirectie’.
Niveau 2 geeft recht op 2 scorepunten.
Niveau 3 geldt als de dirigent in het bezit is van een einddiploma koordirectie of orkestdirectie van een van rijkswege erkend conservatorium of van een vergelijkbaar diploma.
Niveau 3 geeft recht op 4 scorepunten.
Het college van burgemeester en wethouders kan voor het toekennen van toeslagen na advies van de Adviescommissie culturele fondsen afwijken van het in dit artikel bepaalde.
1.4. Aanvraagprocedure
Ieder jaar in februari/maart krijgen de koren van de gemeente een set formulieren toegestuurd, waarop de verantwoording van het afgelopen jaar moet worden gegeven en waarmee de subsidie voor het komende jaar wordt aangevraagd.
De ingevulde formulieren dienen vóór 1 mei in tweevoud te worden gestuurd aan de eerste secretaris van de EKF.
De EKF kijkt of de formulieren juist en volledig zijn ingevuld en de gegevens zijn verstrekt die worden genoemd in de regelgeving van de gemeente Eindhoven en maakt vervolgens rapportjes van haar bevindingen. Eén kopie van deze rapportjes wordt samen met één exemplaar van de aanvraagformulieren naar de gemeente gestuurd. Een tweede kopie wordt samen met de aanvraagformulieren gearchiveerd bij de EKF en een derde kopie wordt aan de koren opgestuurd.
In principe is het voor de koren geen verplichting om te reageren op de opmerkingen die door de EKF in de rapportjes gemaakt zijn. Om vertraging in een later stadium te voorkomen is een reactie echter wel gewenst en zinvol.
De gemeente toetst alle aanvragen aan de Subsidieverordening gemeente Eindhoven 2002, paragraaf 3.1.1. Stimulering amateurkunst. Naast tijdsbesparing voor de gemeente spelen de bevindingen van de EKF een belangrijke rol bij de beoordeling van de aanvragen.
De gemeente bepaalt uiteindelijk welke aanvullingen resp. wijzigingen er in de aanvragen nodig zijn.
1.5. Tijdig inleveren van de aanvraagformulieren
Het controleren van de subsidieaanvragen is een tijdrovende aangelegenheid. De koren kunnen de EKF daarbij ondersteuning geven door de formulieren op tijd in te sturen. Denkt u de datum van 1 mei niet te kunnen halen, leg dan even contact met de EKF; dan wordt er gezocht naar een oplossing. Is een koorbestuur niet in staat de formulieren naar behoren in te vullen, dan kan het desbetreffende koor ondersteuning bij de EKF vragen.
1.6. Gebruik van de standaard formulieren
In artikel 16, lid 8, van de Subsidieverordening gemeente Eindhoven 2002 is geregeld dat gebruik moet worden gemaakt van (aanvraag)formulieren.
Het door de gemeente verstrekte combinatieformulier (aanvraag komend jaar en verslaglegging afgelopen jaar) dient als een standaard om op uniforme wijze subsidie aan te vragen en verleende subsidie(s) te verantwoorden. Deze formulieren moeten gebruikt worden om op een juiste en vlotte wijze de verstrekte gegevens te kunnen toetsen aan bovenvermelde regelgeving en om te voldoen aan de door de gemeente vereiste inzichtelijkheid van een administratie.
De gemeente kan toestaan dat de financiële gegevens, zoals exploitatierekening, afschrijvingsstaat en balans, worden ontleend aan een geautomatiseerde administratie of boekhoudprogramma.
Ter voorkoming van tijdrovende vergelijkingen is het daarbij een voorwaarde dat alle op het formulier van de gemeente gevraagde gegevens op een vergelijkbare wijze zijn vermeld op de “eigen” formulieren van de verenigingen (bijvoorbeeld de balansgegevens van voorgaand jaar).
Als die vergelijkbaarheid ontbreekt, dan dienen de standaardformulieren alsnog te worden ingevuld.
Ten aanzien van reserves, fondsen en voorzieningen is het belangrijk om de inzichtelijkheid te vergroten door eventuele stortingen en dotaties ten laste te brengen van de exploitatierekening en onttrekkingen als baten op te nemen in de exploitatierekening.
Op de balans is ruimte om reserves, fondsen en voorzieningen aan te geven.
Dotaties en onttrekkingen aan fondsen en reserves, alsmede vorming en aanwending van voorzieningen dienen duidelijk te worden toegelicht. Wij merken daarbij op dat de relevantie van de vorming van reserves, fondsen en voorzieningen vaak zeer betrekkelijk is.
Het heeft nu en later ook geen enkel effect op de hoogte van de subsidies.
Voor bijlage 5A mag de eigen ledenlijst gebruikt worden, mits alle gegevens die de gemeente vraagt op overzichtelijke wijze zijn weergegeven.
Verder dient formulier 7A, waarop onder meer de repertoirevernieuwing zichtbaar gemaakt wordt, volledig te worden ingevuld. Van met name één (verplichte) uitvoering in Eindhoven moeten alle gevraagde gegevens worden ingevuld. Andere concerten en uitvoeringen kunt u desgewenst samenvatten, dus zonder specificaties van titels, componisten en vermelding “Ja” of “Nee” bij nieuwe producties.
Ook de handtekeningenlijst moet volledig worden ingevuld.
Aanvraagformulieren die niet aan de eisen voldoen bezorgen zowel de EKF als de gemeente veel extra werk. Een gebrekkige aanvraag leidt tot vertraging in het proces van de afhandeling van de subsidieverlening voor alle amateurkunstverenigingen.
1.7. Beschikking van de gemeente
In afwijking van voorgaande jaren wordt de subsidie over het verslagjaar definitief vastgesteld.
Als de verslaglegging over het verslagjaar in orde wordt bevonden ontvangt u naar verwachting in september bericht over de vaststelling van de subsidie over het verslagjaar.
Wordt door de koren niet gereageerd op opmerkingen van de gemeente over de verslaglegging van het verslagjaar, dan kan de gemeente de subsidieverlening intrekken of ten nadele van de ontvanger wijzigen.
In de maand december ontvangen de koren een subsidiebeschikking voor het volgende jaar. Bij gebreken in de subsidieaanvraag kan de gemeente subsidie weigeren of uitbetaling blokkeren.
2. Eenmalige subsidies uit het Reservefonds
2.1. Definitie
Eenmalige subsidies zijn subsidies voor activiteiten met een incidenteel karakter.
2.2. De meest voorkomende activiteiten die voor ‘eenmalige subsidies’ in aanmerking komen zijn bijzondere concerten of activiteiten.
Deze activiteiten dienen een zodanige kwaliteit en financiële omvang te hebben, dat niet mag worden verondersteld dat ze worden uitgevoerd binnen het kader van de eerder genoemde periodieke subsidies. Er dient sprake te zijn van een activiteit met een artistieke meerwaarde.
Een goed voorbeeld is een bijzonder concert met professionele solisten en orkest
Activiteiten in het kader van een culturele uitwisseling tussen een Eindhovens koor en een in het buitenland gevestigde organisatie.
Voorwaarden:
Deze activiteiten dienen voornamelijk in Eindhoven plaats te vinden op minstens 2 achtereen-volgende dagen. Zij moeten bestaan uit minstens 1 openbare uitvoering in Eindhoven die door de gastorganisatie wordt georganiseerd.
Het Eindhovense koor dient al een tegenbezoek aan de gastorganisatie in het desbetreffende land gebracht te hebben met een openbaar optreden, of het koor moet kunnen aantonen dat een tegenbezoek binnen 1 jaar gerealiseerd wordt.
De leden van de gastorganisatie dienen zo veel mogelijk in gastgezinnen te worden ondergebracht.
2.3. Wijze van aanvragen
De verzoeken om subsidie uit het Reservefonds dienen gericht te worden aan:
College van B&W van de Gemeente Eindhoven
Sector Economie & Cultuur
Afd. Kunst en Cultuur
t.a.v. dhr. Jacques van der Aalst
Accountmanager
Telefoon: 040 238 2858
E-mail: j.vd.aalst@eindhoven.nl
Postbus 990
600 AZ Eindhoven
Bezoekadres:
Kennedy Business Center (12e etage)
Kennedyplein 200
5600 ZT Eindhoven
Dit verzoek dient te bestaan uit een beschrijving van de activiteit waarvoor de subsidie aangevraagd wordt en een begroting daarvoor. In deze begroting moet duidelijk worden aangegeven welke bronnen van inkomsten er zijn (recette, sponsoring e.d.) en welke acties het koor zal ondernemen om dit te realiseren.
De verzoeken dienen minimaal 3 maanden voor de aanvangsdatum van de activiteit te worden ingediend.
Opmerking:
Het aanvragende koor dient een kopie van de aanvraag aan de EKF te sturen. De afhandeling kan dan in het lopende vergaderschema ingepast worden.
De afdeling Kunst en Cultuur legt de aanvraag, voorzien van een ambtelijk advies met daarin opgenomen het EKF-standpunt, voor aan de gemeentelijke Adviescommissie Culturele Fondsen.
In principe wordt geen subsidie toegekend met terugwerkende kracht!
Het advies van de Adviescommissie is de basis voor de uiteindelijke beslissing van het hoofd van de afdeling Kunst en Cultuur van de gemeente Eindhoven, namens B en W.
2.4. Hoogte van de ‘eenmalige subsidie’
De hoogte van de eenmalige subsidie wordt op basis van de ingediende begroting, na advies van de “Adviescommissie culturele fondsen’ voorlopig vastgesteld door het hoofd van de afdeling Kunst en Cultuur van de gemeente Eindhoven.
De definitieve subsidie wordt vastgesteld aan de hand van de verslaglegging van het project en bedraagt in principe niet meer dan € 3750,-
2.5. Antwoord van de gemeente
De gemeente meldt vervolgens aan het koor het bedrag dat als voorlopige subsidie voor het onderhavige project vastgesteld is. Uitbetaling vindt echter pas na afloop van het project plaats. In bijzondere gevallen kan een voorschot worden verstrekt.
2.6. Afrekening en verantwoording
Het koor dat de subsidie aangevraagd heeft, moet binnen 12 weken na afronding van het project waarvoor de subsidie aangevraagd is, een inhoudelijk verslag (programmaboekje, recensie) en een financiële afrekening voorzien van de van toepassing zijnde nota’s bij B en W indienen.
Adres als hierboven.
Aan de hand daarvan bepaalt de gemeente de definitieve hoogte van het subsidiebedrag en gaat vervolgens tot uitbetaling over.
3. Financiële administratie
Voor algemene adviezen voor het opzetten van een financiële administratie wordt verwezen naar de ‘Koorwijzer’.
Voor de Eindhovense koren is het verder van belang dat de opzet zodanig is, dat de gegevens die de gemeente voor de subsidieverlening vraagt op een eenvoudige manier verschaft kunnen worden.
Zijn deze gegevens op een ondubbelzinnige manier af te lezen uit de eigen administratie van het koor, dan mogen de bladen van deze administratie die daarop betrekking hebben, bij de subsidieaanvraag gevoegd worden. De bladen van het aanvraagformulier over de financiële berichtgeving hoeven dan niet ingevuld te worden, behoudens de wettelijk voorgeschreven verklaring betreffende de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de jaarstukken.
De lidkoren van de EKF kunnen voor adviezen t.a.v. boekhoudkundige problemen en voor hulp bij het invullen van de financiële gegevens van de subsidieaanvragen terecht bij de eerste penningmeester van de EKF.
Voor adres en telefoonnummer zie bijlage 1.
4. Tarieven van dirigent en begeleider
Voor de tarieven voor dirigenten en begeleiders wordt verwezen naar een brochure over dat onderwerp die door Unisono (voorheen de stichting SNK, tegenwoordig ondergebracht bij Kunstfactor) wordt uitgegeven. De bedragen die in deze brochure genoemd worden, dienen als een indicatie gezien te worden. De vaststelling van de honoraria van dirigent en begeleider vinden uiteindelijk altijd plaats in een onderhandeling tussen deze personen en het koorbestuur.
Unisono kan onder het hierna vermelde adres en telefoon- en faxnummer bereikt worden:
Kunstfactor Muziek
Kromme Nieuwegracht 66
Postadres:
Postbus 452
3500 AL Utrecht
tel. 030-711 51 00
internet www.amateurmuziek.nl / zie ook www.kunstfactor.nl
e-mail unisono@amateurmuziek.nl
Bij het secretariaat van de EKF is de laatste uitgave van de genoemde brochure aanwezig.